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Esclarecimentos sobre software ou plataformas de envio de email marketing

Pedro Padron Por Pedro Padron em 08.12.2015

Tanto no Brasil quanto no exterior, existem diversos softwares e plataformas de envio de email marketing, e sua escolha deve estar associada mais aos recursos oferecidos por esses sistemas do que às suas mensalidades, pois é muito frequente que empresas com pequenas necessidades de email marketing estejam arcando com altos custos de plataformas de envios que são melhor destinadas a outros perfis de clientes.

O software ou plataforma de email marketing é utilizado para enviar grandes e pequenos volumes de emails, e seu uso constitui uma boa prática de email marketing. São muitas as vantagens de usar um software ou uma plataforma de envio de email marketing em vez de programas de emails comuns, como o Outlook:

  • A plataforma de envio de email marketing fornece relatórios com os resultados de cada ação, mostrando os cliques, visualizações, erros de entrega e outras informações importantes;
  • A plataforma de email marketing fornece os links de preview e de opt-out, que são inseridos automaticamente na mensagem no momento do envio.
  • A plataforma de email marketing fornece um editor adequado para a composição de mensagens ricas em formatação (HTML), com imagens e links.
  • É possível usar a plataforma de email marketing como um CRM, tendo total controle sobre os dados de cadastro de seus contatos.
  • A cada envio, a plataforma de email marketing remove, automaticamente, os contatos que solicitaram opt-out, que reportaram a mensagem como spam e os que retornaram erro de entrega, para que não sejam enviadas novas mensagens a essas pessoas e o remetente não tenha sua reputação prejudicada por isso.
  • A empresa proprietária da plataforma de envios de email marketing é responsável por toda a infraestrutura de servidores e pelo monitoramento de sua reputação.

As plataformas de email marketing mais utilizadas

Ainda não foi realizado um estudo formal para identificar o software ou plataforma de envio de email marketing mais utilizado do Brasil ou do mundo, mas o site Datanyze indica algumas das principais plataformas internacionais em uso com base num ranking do Alexa.

Existe alguma plataforma de email marketing que entregue 100% dos emails na caixa de entrada?

Não.

A entrega dos emails na caixa de entrada tem a responsabilidade compartilhada entre o servidor de envio da plataforma de email marketing e do remetente do email marketing, de acordo com a reputação de seu domínio e qualidade da lista de contatos (volume de erros, opt-outs, reportes de spam e interatividade em cliques e visualizações).

Existem diferenças entre os servidores utilizados pelas plataformas de envios, algumas podem ter servidores “em melhores condições” do que outros dependendo da conduta de seus clientes.

Geralmente, os planos com valores mais acessíveis oferecidos pelas plataformas de envio oferecem servidores como ambiente compartilhado aos vários clientes, o que significa que muitas empresas enviam suas mensagens de email marketing pelo mesmo servidor.

Dependendo da conduta desse grupo, o servidor de envio pode ser considerado confiável ou não pelos servidores de email de destino. Se, no grupo, houver uma empresa praticando spam, isso pode prejudicar a reputação de todas as outras que compartilham o servidor com ela.

É por isso que empresas que enviam grandes volumes de email marketing optam por contratar servidores de envio com IP dedicado, o que significa que, em um servidor, haverá apenas uma empresa enviando email marketing e, por isso, apenas ela será responsável pela construção e manutenção de sua reputação.

Como escolher o seu software ou plataforma de envios de email marketing

Não existe a melhor plataforma de envios de email marketing do mercado, existe a melhor plataforma de email marketing para você (poético).

O melhor aspecto de uma plataforma de email marketing é, sem dúvida, a possiblidade de saber quem interagiu com seu email marketing e como isso aconteceu: além do número de cliques e visualizações, é possível identificar o local (país, estado, cidade) de onde o destinatário viu o email marketing, o programa de email que ele utilizou, se estava no celular ou no computador e muitas outras informações valiosas que servirão como base para as próximas ações.

Antes de começar a busca pela sua plataforma de email marketing, responda:

Quais são os seus objetivos com as ações de email marketing?

O que você pretende alcançar trabalhando com email marketing? De acordo com o tipo de negócio, pode haver uma necessidade diferente em relação ao email marketing.

Certas empresas de serviços podem querer enviar apenas uma newsletter mensal com novidades a seus contatos, enquanto que um e-commerce de grandes proporções deve divulgar suas ofertas semanais – ou até mesmo diárias – com o objetivo de obter conversão em vendas. Há outros objetivos que podem ser alcançados com email marketing como o aumento da reputação, fortalecimento do relacionamento, do branding, vendas etc.

Que tipos de emails você pretende enviar a seus contatos?

Novamente, dependendo do porte da empresa, produtos ou serviços ofertados e número de contatos, diferentes tipos de emails podem ser inseridos na agenda comunicação: newsletters, oferta de produtos, comunicados, press-releases, remarketing, transacionais etc.

Dependendo dos tipos de emails que você quiser enviar, pode saber se precisará de uma plataforma de email marketing que ofereça recursos como segmentação de contatos e automatização de envios.

Qual o tempo que você poderá disponibilizar para se dedicar à criação de cada campanha?

Há empresas que têm todo um departamento de marketing disponível para cuidar de cada etapa de cada campanha de email marketing, mas há também os novos negócios e os empreendedores que trabalham em equipes enxutas em que nem todos têm tempo e habilidades específicas para cuidar do email marketing.

Dependendo de qual for seu perfil, é bom saber com a empresa provedora da plataforma de email marketing o quanto é possível automatizar tarefas e contar com o suporte para contratação de serviços adicionais.

Principais recursos que você pode encontrar nas plataformas de email marketing

Nem todas as plataformas de email marketing oferecem os mesmos recursos. Geralmente, elas competem por mercados similares, então há plataformas voltadas para o público iniciante e há plataformas voltadas para e-commerce, por exemplo, cada qual oferecendo recursos mais adequados ao perfil de público que se propõem a atender.

Dependendo de suas necessidades em email marketing, você pode descartar alguns dos recursos que sugerimos a seguir, mas use esta lista como uma referência do que é possível obter em email marketing e verifique com cada empresa provedora se eles são oferecidos (se forem úteis pra você):

  • Segmentação. Nem todas as plataformas oferecem este recurso, mas a presença dele pode lhe permitir avançar um passo no relacionamento com seus contatos ao criar comunicações dirigidas para cada perfil de público, desde que você tenha informações adicionais sobre os contatos no seu mailing. Há também um tipo de segmentação baseada no histórico de campanhas, assim você pode se comunicar apenas com quem abriu a ação X, com quem não abre há pelo menos Y meses etc.
  • Teste A/B. Representa a possibilidade de você enviar para seu mailing duas ações de email marketing com características ligeiramente diferentes uma da outra. Cada mensagem será enviada para uma parte do mailing e cada indivíduo vai receber apenas uma mensagem, e você pode testar qual das versões que você criou teve melhor desempenho. Isso permite testar qual assunto gera mais visualizações, qual cor de botão gera mais cliques e o que mais sua estratégia precisar avaliar.
  • Editor de templates de email marketing. Há plataformas que não oferecem editor de conteúdo por serem direcionadas a profissionais que criam seus próprios templates à parte e o importam já pronto para o sistema de envios. Já outras empresas oferecem editores ricos que lhe permitem criar um template de email marketing sem precisar olhar para uma linha de código HTML.
  • Composição de mensagens em plain-text. Nem só de HTML vive o email marketing e, na verdade, há mensagens que têm melhor desempenho quando enviadas em texto sem formatação. A maioria das plataformas permite cadastrar uma versão de texto do email marketing mesmo para templates em HTML.
  • Hospedagem das imagens do template de email marketing. Se você pretende sempre criar seus templates de email marketing em HTML, em algum momento precisará usar imagens e, para funcionar, elas precisam estar hospedadas na web. É interessante que a plataforma de envios ofereça este recurso para que você não precise se preocupar em hospedá-las por conta própria.
  • Templates de email marketing prontos (e, de preferência, responsivos). Facilitam a vida de profissionais iniciantes e até dos mais experientes por poupar tempo e ainda garantir o uso de uma comunicação criada adequadamente, com a certeza de que será exibida sem problemas nos programas de email, inclusive mobile.
  • Teste antispam. Garante ao remetente uma ideia de como seu email marketing (do ponto de vista do conteúdo) será visto por alguns servidores de email, se tem certas características de spam e como corrigi-las. Geralmente, as plataformas só oferecem um tipo de teste de spam, mas existem vários filtros por aí e cada servidor adota o que preferir, desde uma solução pronta até uma desenvolvida internamente. Então, o teste realizado na plataforma de envios é só uma ligeira ideia de como sua mensagem será vista no servidor de emails que utilizar a mesma solução antispam. Justamente devido a diversidade de aplicações antispam que existem, há serviços de testes que podem ser contratados à parte e que oferecem testes em várias aplicações de spam, como Litmus, Email on Acid e outras.
  • Teste de preview do template de email marketing nos programas de email. Você pode conferir como seu email marketing será exibido em cada programa de email antes de enviar a mensagem, tendo a possibilidade de corrigir eventuais problemas.
  • Integração com redes sociais. A plataforma pode permitir que você insira, no template, botões para curtir e compartilhar o conteúdo divulgado e ainda, pode compartilhar a ação de email marketing, automaticamente, em seus perfis sociais.
  • Integração com o Google Analytics. A plataforma insere parâmetros do Google Analytics nos links de seu template de email marketing para que você possa checar os resultados da campanha por lá também, avaliando o impacto que elas tiveram em seu site.
  • API. Útil para para integração entre sua conta na plataforma de email marketing e o seu site, recolhendo os cadastros opt-in, identificando os abandonos de carrinho para remarketing e outas ações.
  • Automatização de rotinas de envios. Algumas plataformas de email marketing oferecem este recurso para permitir a criação de campanhas que funcionam sempre e sem precisar de envio manual, como as de aniversário, lembrete de senha e outras transacionais.
  • Serviços adicionais como criação de templates exclusivos, de landing pages, gestão de envios, treinamentos, consultorias etc.

Dependendo do perfil de clientes que a plataforma de email marketing quer atingir, ela pode não oferecer alguns dos recursos acima, mas considere que é obrigatório a qualquer plataforma de envios:

  • Acesso pela web, de forma que o cliente não precise instalar nenhum software em seu computador e possa acessar o sistema a partir de qualquer máquina, a qualquer momento.
  • Link de preview. É aquele link que fica, geralmente, no topo das mensagens para que o destinatário clique e veja o email em uma página web.
  • Link de opt-out. Mecanismo que o destinatário usa para indicar ao remetente que não quer mais receber suas mensagens. O CAPEM permite que a remoção do cadastro do destinatário seja feita em até cinco dias úteis após o clique no link de opt-out, mas convenhamos que, por ser um mecanismo automático, espera-se que ele tenha efeitos imediatos.
  • Relatórios. Há uma grande variedade de informações possíveis de se obter com o envio de um email marketing, mas os principais são: entrega, erros, cliques, aberturas, opt-outs, reportes de spam, programas de email mais usados, links mais clicados, geolocalização etc.
  • Gerenciamento de listas e contatos. É essencial que a plataforma suporte múltiplas listas para lhe permitir organizar seus contatos da forma que preferir. Uma boa área de gestão de listas inclui a organização dos contatos de acordo com seus status (como erros, opt-outs, reportes de spam, removidos, ativos etc) e a possibilidade de exportação desses contatos separados por status.
  • Higienização automática de erros, opt-outs e reportes de spam de cada envio. Não deve ser de responsabilidade do cliente remover, manualmente e a cada envio, os contatos que não mais receberão os próximos emails. A plataforma deve lidar com os retornos dos servidores e manter a lista de contatos ativos sempre atualizada.
  • Envios de teste, para o cliente conferir a campanha que será enviada analisando todos os aspectos da mensagem: assunto, remetente e template.
  • Agendamento do envio de campanhas.
  • Suporte, que pode ser por email, chat, telefone ou sistema de chamados.
  • Acordo de confidencialidade de dados, que assegura que a empresa de email marketing empregará todos os esforços para manter a segurança da base de dados dos clientes.
  • Importação de templates, para que o cliente possa usar suas próprias mensagens nos envios. A importação pode ser por arquivo HTML, arquivo zip (já contendo as imagens do template) ou URL.
  • Personalização, para que o cliente aplique no assunto e no template os dados dos destinatário.
  • Configuração de campos adicionais de dados dos destinatários.
  • Exportação de relatórios.
  • Monitoramento periódico de seus IPs e URLs para garantir boa reputação e qualidade de entrega das mensagens de seus clientes.

Agora que você conhece mais sobre o papel das plataformas de envio de email marketing, pode pesquisar no mercado aquela que melhor atende às suas necessidades e orçamento. Aproveite para criar uma conta online e gratuitamente na plataforma de envios da Templateria; você pode enviar até 250 emails gratuitamente em até 15 dias, até escolher o plano mais adequado. Conheça aqui todos os nossos recursos.

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