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Utilizando o email marketing para reduzir o uso de papeis nas empresas

Juliana Padron Por Juliana Padron em 22.01.2015

Sustentabilidade não é só algo bonito de se dizer, já é uma questão de sobrevivência. E todo mundo sabe que um dos maiores problemas de sustentabilidade em uma empresa é o uso de papel, especialmente em setores mais “burocráticos” como contabilidade, pessoal, controladoria e finanças.

Especialmente em micro e pequenas empresas, é perfeitamente possível substituir papeis por planilhas e documentos compartilhados utilizando softwares de colaboração como Google Drive, ThinkFree, Office 365 e outros.

Porém, certos tipos de comunicações e documentos envolvem não apenas o uso de papel, mas também remessas via Correios, entregas via portadores e outros tipos de transportes e deslocamentos físicos que aumentam os custos da operação e a emissão de CO2 na atmosfera, além de estarem sujeitos a extravios e atrasos na entrega.

Ao pensar em email marketing, muitas pessoas o associam apenas a um tipo de comunicação voltada para a venda de produtos ou a uma newsletter de artigos de um portal, mas o email tem muitas outras formas de uso que não o marketing direto.

Boletos, Faturas, Extratos, Invoices e Notas Fiscais

Bancos e concessionárias de serviços públicos são os principais exemplos de que o futuro é informatizar as cobranças.

Já há um bom tempo, é possível cancelar o recebimento por correspondência de extratos bancários, contas e faturas de cartão de crédito para recebê-los exclusivamente por e-mail, poupando o uso de papel e reduzindo os custos com postagens (além de eliminar os problemas gerados por ocasionais greves dos Correios).

Com a possibilidade de personalização do email marketing, cada indivíduo pode receber um email com informações que dizem respeito apenas a ele: login e senha para acessar um sistema, detalhes de consumo de um serviço contratado etc.

A personalização do email marketing com dados do destinatário não permite apenas o uso de texto, mas também de imagens, o que amplia as possibilidades de individualização da comunicação: QR Codes, códigos de barra, fotos e mapas são alguns exemplos do que é possível incluir no email marketing one-to-one.

Contratos e Propostas Comerciais

Apesar de muitos serviços disponibilizarem seus contratos e termos de aceite direto no site, outros modelos de negócios utilizam contratos e propostas mais individualizados, redigidos sob medida, de acordo com a contratação do cliente.

Mesmo esses negócios podem valer-se do email marketing para agilizar a assinatura de seus contratos e a aprovação de propostas, eliminando o transporte de papel e as assinaturas físicas.

O email é reconhecido como um documento legal e a mensagem enviada por uma plataforma de email marketing coleta dados de interação do destinatário que são válidos juridicamente, como a data, hora e local de aberturas e cliques.

Isso significa que é possível trocar os contratos e propostas impressas pelo formato eletrônico, formatado em um template de email marketing que respeita a identidade visual da empresa, e transformando o local de assinatura do cliente em um botão do tipo “clique para aceitar / aprovar estes termos”.

Comunicados

Avisos de mudanças em dados cadastrais da empresa (endereço, telefone, razão social etc), comunicados sobre férias coletivas e período de atendimento em situações extraordinárias são exemplos simples do uso do email marketing em substituição aos mesmos comunicados em papel.

Mas mesmo outros tipos de comunicados, de implicações jurídicas e comerciais mais relevantes, podem ser transportados para o email: convocações para reuniões e eventos, relatórios financeiros, envio de informações sensíveis etc.

Dependendo da natureza do comunicado, pode-se ainda aproveitar a integração do email com outros aplicativos que ajudam o destinatário em sua organização diária. Convites para eventos, por exemplo, podem ser enviados por email e integrados às aplicações de agenda oferecidas pelo Outlook, Gmail, Yahoo! e Apple Mail.

gmail

Nesse caso, o destinatário, além de ser avisado rapidamente sobre o evento, ainda pode, com um clique, adicionar o compromisso à sua agenda online direto de dentro do email.

Relacionamento com os colaboradores

O email marketing também é uma ótima solução para as empresas elevarem o relacionamento com seus colaboradores a outro patamar. Em pleno século XXI, dá pra deixar de lado os quadros de avisos, até porque, com as possibilidades de trabalho remoto, nem todos os funcionários circulam todos os dias pela empresa e vêem os comunicados afixados nos murais.

Assim, nada melhor do que o email para, por exemplo, dar-lhes as boas-vindas assim que chegam à empresa, numa simpática mensagem contendo informações que eles precisam saber para trabalhar: regulamento interno da companhia, procedimentos, softwares e serviços disponíveis, contatos importantes, links úteis etc.

Outros usos do email marketing para comunicação interna são os comunicados de departamento pessoal (férias, faltas, escalas de trabalho, avisos sobre o sindicato, benefícios etc), a newsletter da empresa, ações de endomarketing, mensagens de motivação do presidente e quantos mais a criatividade puder alcançar.

Cada cabeça, uma sentença

Cada modelo de negócios pode inovar e aprimorar suas comunicações online de diversas formas. Se você quiser algumas dicas de como o email marketing pode ajudar sua empresa a se desburocratizar, entre em contato conosco! Certamente, nossos cases lhe inspirarão e tornarão o seu dia-a-dia muito mais produtivo.

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